Определяемся со сроками: сколько хранить?

Содержание

Определяемся со сроками: сколько хранить?

Существует множество способов хранения орехов, которые отличаются друг от друга в зависимости от того, очищены орехи или же находятся в скорлупе.

Хранение этих целебных ядер актуально, потому что можно будет на протяжении длительного времени употреблять собственноручно собранные орехи, или же купленные в сезон по более низкой цене.

Правильное выбранное сырье — залог долгого хранения в домашних условиях

Чтобы орехи сохранились как можно дольше, необходимо правильно подобрать сырье, избегая контакта с испорченным продуктом:

  • лучше всего хранить цельные орехи, потому что в измельченном виде они быстро отсыревают;
  • приобретая орехи, следует обратить внимание на срок годности, затертая дата говорит о том, что продукт уже очень долго лежит на полках в магазине;
  • на засохших или заплесневелых орехах появляются темные пятна характерного цвета;
  • также испорченный продукт неприятно пахнет и иногда может вызвать рвотный рефлекс;
  • опытные хозяйки утверждают, что приобретая очищенные орехи можно обезопасить себя от покупки «кота в мешке». Старые ядра можно будет отличить по темному, желтому оттенку, сморщенной поверхности или же наличию темных пятен;
  • есть одна маленькая хитрость, просроченные орехи в скорлупе будут греметь при встряске;
  • если при вскрытии скорлупы образуется желтое облако пыли, значит, продукт испорчен;
  • желательно попробовать орехи перед покупкой, они не должны горчить;
  • по возможности можно попросить у продавца мешок, в котором лежали орехи, на нем должны отсутствовать следы различных насекомых и плесени.

Чтобы орехи сохранились как можно дольше, необходимо правильно их выбрать

Также существуют признаки, по которым можно определить свежесть конкретного вида орехов:

  1. Грецкие орехи — если попробовать раздавить пальцами скорлупу, то со старыми орехами это получится, а со свежими нет.
  2. Фисташки — эти орешки обязательно должны быть раскрыты, при этом можно легко отличить, как прошел этот процесс, естественным путем или механическим. Если фисташки раскрылись сами, то при попытке вернуть скорлупу в исходное положение стык не будет соприкасаться.
  3. Кедровые орехи — испорченные очищенные орехи выдает потемнение кончика. Если ядра продаются в скорлупе, то в упаковке должен отсутствовать какой либо мусор. Также на каждой скорлупе должна быть темная точка, это говорит о том, что она не пустая. Еще одним знаком старого продукта будет слишком темная скорлупа или же присутствие на ней налета.
  4. Фундук портится намного быстрее других орехов, и хранить его нужно особо аккуратно, поэтому лучше всего покупать ядра в скорлупе, при этом на ней должны отсутствовать механические повреждения.

Определяемся со сроками: сколько хранить?

Сроки хранения орехов различаются в зависимости от того, в каких условиях они лежат.

Сроки хранения очищенных орехов условно равняются следующим цифрам:

  • в месте с комнатной температурой — 2-3 недели;
  • в холодильнике или погребе орехи могут храниться до 3 месяцев;
  • если же ядра заморозить, то срок хранения увеличивается до 1 года.

Все отдельные виды орехов хоть немного, но различаются между собой по срокам хранения.

Сколько и при каких условиях могут храниться грецкие орехи, фундук и другие

Свежий фундук считается скоропортящимся продуктом, по сравнению с другими орехами. очищенные ядра обязательно нужно хранить в герметичной таре и в сухом месте. При комнатной температуре срок годности составляет 3 месяца, при хранении в холодильнике полгода, в замороженном виде фундук может пролежать больше года. Орехи в скорлупе хранятся на 2-3 месяца

дольше. Через 6 месяцев после хранения фундук становится жестким и теряет некоторое количество витаминов.

Как можно сохранить очищенные орешки

Существует несколько способов, следуя которым можно сохранить орехи необходимое количество времени.

Если орехи планируется употребить в ближайшее время, то можно сохранить их при комнатной температуре. Для этого опытные хозяйки рекомендуют придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Некоторые виды орехов, например грецкие, миндаль и кешью нужно прокалить на сковороде без масла или в духовке, при этом нельзя допускать пересыхания, для этого за состоянием ядер постоянно следят и помешивают.
  2. Измельченные орехи будут портиться намного быстрее, поэтому для хранения выбирают только целые ядра.
  3. Их складывают в жестяную или стеклянную банку и плотно закрывают.
  4. Также можно использовать тканевые мешочки.
  5. Нельзя использовать для хранения полиэтиленовые пакеты, потому что они не смогут обеспечить необходимую циркуляцию воздуха и орехи начнут преть и покрываться плесенью.
  6. Лучше всего выбирать для хранения сухие и защищенные от света места.

Сколько и как правильно хранить грецкие орехи в домашних условиях:

Если орехи нужно сохранить более длительный срок, то в таком случае их убирают в холодильник, придерживаясь некоторых хитростей:

  • лучше всего хранить очищенные орехи на верхней полке холодильника;
  • перед тем, как поместить ядра в тару их нужно отсортировать и убрать все подгнившие орехи, потому что они могут вызвать порчу всей партии, также желательно провести термическую обработку;
  • для данных целей можно использовать стеклянную, пластиковую или жестяную емкость.

Если же орехи планируется сохранить до следующего сезона, лучше всего убрать их в морозильную камеру, для этого необходимо:

  • целые, очищенные орехи перебирают и прокаливают;
  • после этого их раскладывают на маленькие порции для того, чтобы использование было более удобным. Орехи нельзя повторно замораживать, в таком случае они потеряют свой вкус и полезные качества;
  • для хранения в морозильной камере порции орехов по отдельности заворачивают в пекарную бумагу или фольгу, также можно использовать пищевую пленку.

Орехи обладают особенностью впитывать запахи, поэтому их держат отдельно от других продуктов

Орехи обладают особенностью впитывать запахи, поэтому их держат отдельно от других продуктов.

Используя эти методы можно сохранить вкусные ядра на долгое время, избежав при этом порчи продукта.

Также можно сохранить орехи с помощью консервации:

  • можно сварить варенье из грецких орехов;
  • также многие люди очень любят орехи, соединенные с медом.

Как продлить срок годности орехов в скорлупе

Орехи в скорлупе хранятся намного дольше, чем очищенные ядра, при этом необходимо следовать некоторым рекомендациям:

  1. Для начала нужно перебрать орехи, удалив при этом экземпляры с поврежденной скорлупой.
  2. В качестве тары используются большие стеклянные или железные банки, которые помещают в сухое, темное и прохладное место.
  3. Также можно использовать полотняные мешки, которые подвешивают к потолку в прохладном и хорошо проветриваемом помещении.
  4. Еще одной возможной тарой могут быть деревянные ящики.
  5. Максимальной температурой, при которой орехи не высохнут и не потеряют свои вкусовые качества, будет плюс 10 градусов.
  6. Также нужно учитывать свойства орехов впитывать в себя посторонние запахи, поэтому лучше не хранить их совместно с луком, чесноком и т.д.

Орехи в скорлупе можно хранить в полотняных мешочках, стеклянных или железных банках, деревянных ящиках

Орехи в скорлупе хоть и занимают больше места, но в тоже время они будут дольше храниться и сохранять в себе всю пользу.

Все виды орехов немного различаются между собой по срокам хранения, поэтому нужно обязательно принимать во внимание такие нюансы.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
Читать еще:  Лилия восточная посадка и уход в открытом грунте в сибири

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню,

утвержденному приказом № 558

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75

Реестр сведений о доходах физлиц

Не менее 75 лет

Трудовые договоры и личные карточки работников

В течение 75 лет

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после ликвидации объекта

Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли

Отчетность в ФСС

Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет

Отчетность в Пенсионный фонд

Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет

Индивидуальные сведения в ПФР на работников

Не менее 75 лет

Отчетность в статистику:
– годовая;
– полугодовая и квартальная;
– единовременная;
– месячная

Постоянно*.
5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.
Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Читать еще:  Гиацинты посадка и уход в открытом грунте в подмосковье

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2019 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2033 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2019 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2023 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Совет дня: как грамотно выбирать продукты и разбираться в сроках годности и хранения

Наверняка, многие встречали на магазинных полках одинаковый товар с разным сроком годности. Один продукт произвели пару дней назад, а у другой через два дня уже будет непригоден для употребления. Еще пример: открываете шоколадку, а на ней странный белый налет, хотя со сроком годности все в порядке. В этом случае, возможно, проблемы кроются в сроке хранения. TAM.BY попытался разобраться в этой путанице.

Срок годности

Срок годности — срок, по истечении которого товар (результат работы) считается непригодным для использования по назначению.
(гл. 1, ст.1 закона “О защите прав потребителей”)

Срок годности может указываться, как в виде конкретной даты (Годен до: 01.05.2019), так и в виде временного отрезка (Годен в течение 12 месяцев).

По закону реализация товаров с истекшим сроком годности запрещена. А о том, что делать, если вы нашли на прилавке просроченный товар, мы уже писали здесь.

Срок хранения

Срок хранения – срок, в течение которого товар (результат работы) при соблюдении установленных условий хранения сохраняет свойства и характеристики, указанные в нормативных документах, устанавливающих требования к качеству товара (работы, услуги), и (или) в договоре.
(гл. 1, ст.1 закона “О защите прав потребителей”)

Часто покупатели думаю, что срок годности и срок хранения — одно и то же. Но это не так. Нередко на упаковке указывают оба срока. Но после окончания срока хранения продукт может изменить некоторые свои качества, но останется пригодной к употреблению.

Разницу между сроком годности и хранения легко объяснить на примере меда. В среднем срок его хранения не превышает 12 месяцев, что указано на упаковке. Но это не значит, что спустя год этот продукт нельзя есть. Просто он изменит внешний вид. Например, засахарится. Но своих полезных свойств не потеряет.

Конечно, должны соблюдаться и рекомендованные производителем условия хранения. Например, в тот же мед не должна попасть вода. Иначе он действительно испортится.

Но будьте внимательны к молочным и мясным продуктам, лекарствам. Если срок хранения истек, то лучше воздержаться от их употребления.

Срок службы

Срок службы – календарный срок, установленный в днях, месяцах, годах, или наработка, установленная в часах, циклах срабатываний, километрах пробега или иных аналогичных показателях, предусмотренных законодательством или договором исходя из функционального назначения товара (результата работы), в течение которых изготовитель (исполнитель) обязуется обеспечивать потребителю возможность использования товара (результата работы) по назначению и нести ответственность за недостатки, возникшие по его вине.
(гл.1, ст.1 закона “О защите прав потребителей”)

Простыми словами: устанавливая срок службы товара, производитель гарантирует, что в течение этого времени продукт будет исправен и не нанесет вреда жизни, здоровью, имуществу покупателя.

Есть товары, которые могут реализовываться и без установленного срока службы. В таком случае изготовитель обязан обеспечить безопасность товара в течение 10 лет со дня его реализации.

Гарантийный срок

Гарантийный срок – календарный срок, установленный в днях, месяцах, годах, или наработка, установленная в часах, циклах срабатываний, километрах пробега или иных аналогичных показателях, предусмотренные законодательством или договором, в течение которых товар (результат работы, услуга) должен соответствовать требованиям к его качеству, определенным в порядке, установленном законодательством.
(гл.1, ст.1 закона “О защите прав потребителей”)

Если говорить о гарантийном сроке и сроке службы, то и здесь потребители часто путаются и думаю, что разницы между ними нет. На самом же деле эти понятия разнятся.

Срок службы устанавливает изготовитель исходя из функционального назначения товара. А вот гарантийный срок может установить как изготовитель, так и продавец. При этом назначение продукта роли не играет.

Еще одно отличие в том, что срок службы начинается с момента изготовления товара, а гарантийный срок — с момента передачи клиенту.

Установленный срок службы обязывает изготовителя нести обязательства перед покупателем. Это касается, например, ремонта и техобслуживания, выпуска и поставки запчастей в торговые точки и мастерские по ремонту. За недостатки продукта, возникшие по вине изготовителя, он тоже несет ответственность.

Нюансы возврата товара по гарантии мы рассматривали в предыдущем материале.

Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.

Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.

Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.

Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.

Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.

Типовые перечни и их применение

В настоящее время действует два типовых перечня:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень 2000). Содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень 2007). Включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Читать еще:  Что представляет собой брюссельская капуста

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням следующим образом.

Государственные, муниципальные организации хранят документы не менее 10 лет, после чего организация сама принимает решение о необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.

В случае ликвидации организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, 45 лет, в упорядоченном состоянии передаются в государственные или муниципальные архивы, как правило, расположенные по месту нахождения организации.

При отборе документов на дальнейшее хранение или уничтожение по заголовку дела следует найти соответствующую статью перечня, провести полистный просмотр документов дела, с тем чтобы определить дальнейшую судьбу этих документов: хранить их или уничтожить. Уничтожать документы по заголовкам, указанным на обложках дел, не допускается, т.к. заголовок дела не всегда соответствует содержанию документов или же не полностью раскрывает его.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.

Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.

При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов. Приведем примеры.

  • Предположим, заголовок дела звучат так: «Протоколы, решения и документы (справки, доклады, выписки и др.) к ним правления акционерного общества “Синтез”». К данным документам в Перечне 2000 (ст. 5а) проставлен срок хранения «Постоянно», но в графе «Примечание» имеется сноска: «Присланные для сведения – до минования надобности». Это означает, что в акционерном обществе они должны храниться постоянно, а в его филиалах (присланные для сведения) – до минования надобности. Срок хранения «До минования надобности», как правило, означает не менее одного года. Поэтому филиалы акционерного общества вправе произвести уничтожение этих документов или по истечении одного года после завершения их в делопроизводстве, или после утраты их практического значения.
  • Для оборотных ведомостей Перечнем 2000 (ст. 168) предусмотрен 5-летний срок хранения, но со ссылкой: «при условии завершения (проверки) ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения». Для договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) предусмотрен 5-летний срок хранения с отметкой «ЭПК» и со ссылкой «После истечения срока действия договора, соглашения».

Следует также обратить внимание на такое примечание, как «После замены новыми» (ст. 10б, 13б Перечня 2000 и др.). К отдельным документам, имеющим в Перечне срок хранения «До минования надобности», в графе «Примечание» указывается «Не менее 5 лет» (ст. 162, 165 Перечня 2000).

К перечням прилагаются указатели видов и разновидностей документов, расположенных в алфавитном порядке. Напротив каждого вида, разновидности проставляется статья перечня. Указатель значительно облегчает поиск нужного документа и определение его срока хранения.

Структура Перечня 2000

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.

Перечень состоит из следующих разделов и подразделов:

1.Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

1.2. Организационные основы управления

1.4. Правовое обеспечение деятельности

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

2.2. Текущее планирование

3.1. Финансирование, кредитование

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

4.2. Статистический учет и отчетность

5.Экономические, научные, культурные связи

5.1. Организация связей

5.2. Осуществление связей

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

6.2. Распространение информации (реклама)

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

9.Материально-техническое обеспечение деятельности

9.1. Снабжение деятельности

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

11.3. Организация досуга

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

12.1. Организация деятельности

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

Документы в разделах и подразделах Перечня 2000 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.

Структура Перечня 2007

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет другую схему построения. Перечень 2007 состоит из следующих разделов:

1. Научно-исследовательская деятельность

2. Разработка технологических процессов

3. Конструирование изделий промышленного производства

4. Проектирование объектов недвижимости

5. Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности

6. Учет и мониторинг природных ресурсов

7. Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости

9. Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок

10. Качество и безопасность продукции

11. Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства

12. Охрана окружающей природной среды

13. Автоматизированные системы

Сроки хранения типовых архивных документов указаны по четырем звеньям (группам) организаций.

В первом звене (графа 3) представлены организации, утверждающие (или согласовывающие) документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1–3, 5–8, 10–13 (звено 1/графа 3) установлен в основном срок хранения «До минования надобности»; сроки хранения для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в примечаниях (графа 7).

Во втором звене (графа 4) представлены организации-разработчики (авторы документов), функциями которых являются проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

В третьем звене (графа 5) представлены организации-заказчики.

В четвертом звене (графа 6) представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов, станций контроля, наблюдений, измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.

Из ведомственных перечней, разработанных в последнее время, следует отметить перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др.

Данные перечни можно приобрести во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивоведения (ВНИИДАД), расположенном по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, 82, тел. (495) 718-79-71, факс (495) 718-78-74, e-mail: ocnti@vniidad.ru. Здесь же можно получить полную информацию обо всех существующих и действующих перечнях.

Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Источники:

http://dacha-posadka.ru/sad/opredelyaemsya-so-srokami-skol-ko-hranit.html
http://clubtk.ru/nomenklatura-del—sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-
http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/srok_hraneniya_buhgalterskih_dokumentov_v_organizacii/
http://blog.tam.by/sovet-dnya-kak-gramotno-vybirat-produkty-i-razbiratsya-v-srokax-godnosti-i-xraneniya/
http://www.profiz.ru/sr/4_2009/perechni_dokumentov/

Ссылка на основную публикацию
Статьи на тему:

Adblock
detector